Universität des Saarlandes: Organisations- und Wirtschaftlichkeitsanalyse der Technischen Betriebsdirektion

Untersuchungsgegenstand waren die mit baulichen, technischen und infrastrukturellen Aufgaben des Gebäudemanagements betrauten Organisationseinheiten, insbesondere die Technische Betriebsdirektion (TBD) der Universität des Saarlandes (Campus Saarbrücken).

Ziel der Untersuchung war die Optimierung der Aufgabenwahrnehmung im Gebäudemanagement. Im Mittelpunkt stand dabei die Analyse und Neu-Konzeption der Organisation dieses Bereiches. Die Untersuchung sollte hierbei von Anfang an der Umsetzungsperspektive einen großen Stellenwert einräumen. Im Einzelnen wurden folgende Untersuchungsziele verfolgt:

• Optimierung der Aufbauorganisation mit Errichtung eines integrierten Gebäudemanagements nach DIN 32736
• Optimierung des Aufgabenzuschnitts unter Festlegung der Zuständigkeiten und Klärung der Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen. Planung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs
• Optimierung der Abläufe und Prozesse sowie der Aufteilung in Eigen- und Fremdleistungen
• Optimierung der Schnittstellen unter Berücksichtigung der Einbindung der DV-Unterstützung durch SAP-Software
• Erarbeitung von Synergieeffekten für den Standort Homburg

Die Arbeitsschritte umfassten zunächst eine Ist-Analyse der Organisationsstruktur, der quantitativen und qualitativen Personalausstattung und der Aufgabenwahrnehmung sowie eine Bewertung von Aufgabenverteilung und Prozessen anhand der Kriterien Qualität/Kompetenz, Kundenorientierung, Zeitdauer und Ressourceneinsatz einschließlich einer Wirtschaftlichkeitsanalyse. Daraufhin wurden Zielsetzungen für die künftige Aufgabenwahrnehmung zusammen mit den MitarbeiterInnen definiert sowie ein Organisationskonzept erstellt.
Dieses Teilprojekt I wurde mit Vorlage der Endfassung des Abschlussberichtes seit April 2004 abgeschlossen.

Mit den Empfehlungen wurde ein Veränderungsprozess in den untersuchten Organisationseinheiten eingeleitet. HIS hat diesen Prozess von Juni bis Dezember 2004 begleitet und dabei folgende Aufgaben wahrgenommen:

• Projektsteuerung inkl. der Maßnahmen- und Zielüberwachung sowie Erfolgskontrolle
• Durchführung von Workshops zur Information und Schulung innerhalb der TBD und anderer betroffener Bereiche der Universität des Saarlandes
• Fachliche Beratung z. B. zur Erarbeitung von Produktdefinitionen, zu Prozessreorganisationen)
• Regelmäßige Evaluation des Prozesses, um mögliche Hemmfaktoren oder Zielabweichungen feststellen zu können und entprechend frühzeitig gegensteuern zu können.

Es wurden für einzelne Arbeitsschwerpunkte (z.B. Neugestaltung von Prozessen, Wartungsplanung, Ideenmanagement) Arbeitsgruppen gebildet, die den jeweiligen Umsetzungsprozess mit klarer Termin- und Zielsetzung verantwortlich gestaltet haben.

Die Prozessbegleitung war so angelegt, dass sie die TBD bzw. die Universität des Saarlandes befähigt, ggf. weitere notwendige Maßnahmen selbst umzusetzen und mittelfristig Anpassungsprozesse selbststeuernd zu bewältigen.

Veröffentlichungen

• Projektbericht (Mai 2004 - unveröffentlicht)
• Umsetzungsbericht (März 2005 - unveröffentlicht)