Universität Wien: Evaluation des Raum- und Ressourcenmanagements

Untersuchungsgegenstand war die Dienstleistungseinrichtung "Raum- und Ressourcenmanagement" mit den Bereichen Ressourcenmanagement, Gebäude, Technik und Sicherheit, Arbeitsschutz sowie Strategische Raumplanung an der Universität Wien.

Ziel der gesamten Untersuchung war die Optimierung der Aufgabenwahrnehmung im Raum- und Ressourcenmanagement. Im Einzelnen wurden darunter folgende Untersuchungsziele subsumiert:

• Erhöhung der Wirtschaftlichkeit
• Optimierung der internen Arbeits- und Verwaltungsprozesse
• Überprüfung der Steuerungsinstrumente
• Optimierung der Aufbauorganisation und des Aufgabenzuschnitts unter Festlegung der Zuständigkeiten und Klärung der Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen
• Optimierung des Verhältnisses Leistung in Eigenregie zu Fremdvergabe
• Organisation der Druckerei sowie des Fahrdienstes
• Optimierung der Verfügbarkeit von Raumdaten in digitaler Form (elektronisches Raumbuch), Etablierung eines zentral gesteuerten (elektronischen) Hörsaal-/Seminarraummanagements
• Optimierung von Personalentwicklung, interner Kommunikations- und Führungskultur inkl. Kompetenz- und Kommunikationsprofil des Führungspersonals im Raum- und Ressourcenmanagement sowie Fortbildungsbedarf, Eigenmotivation und Belastungsprofil
• Gestaltung von Kommunikationsprozessen mit den Kunden

Die Arbeitsschritte umfassten zunächst eine Ist-Analyse der Organisationsstruktur, der quantitativen und qualitativen Personalausstattung und der Aufgabenwahrnehmung sowie eine Bewertung von Aufgabenverteilung und Prozessen anhand der Kriterien Qualität/Kompetenz, Kundenorientierung, Zeitdauer und Ressourceneinsatz einschließlich einer Wirtschaftlichkeitsanalyse. Als Grundlage einer möglichen Reorganisation wurden dann die Zielsetzungen der künftigen Aufgabenwahrnehmung zusammen mit den MitarbeiterInnen im untersuchten Aufgabenbereich erarbeitet und abschließend ein Organisationskonzept erstellt. Damit wurde ein Organisationsentwicklungsprozess eingeleitet, der mittelfristig die Kräfte einer stetigen Selbstorganisation stärkt und hierdurch die betroffenen Organisationseinheiten in die Lage versetzt, sich an neue Anforderungen schnell und effektiv anpassen zu können.

Mit den Empfehlungen wurde ein Veränderungsprozess in den untersuchten Organisationseinheiten eingeleitet. HIS hat diesen Prozess von Mai bis Dezember 2005 begleitet und dabei folgende Aufgaben wahrgenommen:

• Projektsteuerung inkl. Maßnahmen- und Zielüberwachung sowie Erfolgskontrolle
• Durchführung von Workshops zur Information und Schulung innerhalb des Raum- und Ressourcenmanagements und anderer betroffener Bereiche der Universität Wien
• Fachliche Beratung z. B. zur Erarbeitung eines Berichtswesens, eines Produktplans, einer Qualitätssicherung, zu Prozessreorganisationen
• Regelmäßige Evaluation des Prozesses, um mögliche Hemmfaktoren oder Zielabweichungen feststellen und entsprechend frühzeitig gegensteuern zu können
• Moderation und Konfliktbearbeitung

Es wurden für einzelne Arbeitsschwerpunkte (z. B. Controlling, Wartungsplanung, ArbeitnehmerInnenschutz) Arbeitsgruppen gebildet, die den jeweiligen Umsetzungsprozess mit klarer Termin- und Zielfestsetzung verantwortlich gestaltet haben

Die Prozessbegleitung war so angelegt, dass sie die Dienstleistungseinrichtung Raum- und Ressourcenmanagement bzw. die Universität Wien befähigt, später ggf. weitere notwendige Maßnahmen selbst umzusetzen und mittelfristig Anpassungsprozesse selbststeuernd zu bewältigen.

Veröffentlichungen

• Projektbericht (Februar 2005 - unveröffentlicht)
• Umsetzungsbericht (Februar 2006 - unveröffentlicht)