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Fachhochschule Erfurt: Aufgabenwahrnehmung und Prozesse in der Prüfungsverwaltung

Ziel der Untersuchung

Innerhalb der Fachhochschule Erfurt ist die Prüfungsverwaltung für die Fakultäten weitgehend zentral organisiert. Die anfallenden Aufgaben nimmt das zentrale Prüfungsamt als Teil des Dezernats "Studentische und Akademische Angelegenheiten" wahr. Ziel der Organisationsuntersuchung ist es, die aktuelle Situation der Aufgabenwahrnehmung und der Gestaltung von Arbeitsabläufen in der Prüfungsverwaltung der Fachhochschule Erfurt und besonders im Zentralen Prüfungsamt zu untersuchen. Im Fokus der Untersuchung stehen die Prozesse

  • Prüfungsorganisation
  • Prüfungsanmeldung
  • Erfassung der Prüfungsergebnisse
  • Erstellen von Bescheiden und Zeugnissen

Ausgehend von einer Bestandsaufnahme der Aufgaben und Prozesse werden die derzeit gut organisierten als auch die weniger gut organisierten Bereiche in der Prüfungsverwaltung identifiziert. Gemeinsam mit dem Zentralen Prüfungsamt und Fakultätsvertretern werden anschließend Optimierungspotentiale ermittelt.In Form von Vorschlägen zur Umsetzung der erarbeiteten Optimierungsvorschläge wird HIS der Fachhochschule Erfurt erste Anknüpfungspunkte zur Umstrukturierung geben. Dabei kommt den Schnittstellen zu den Fakultäten eine besondere Bedeutung zu, da erst durch das Einbeziehen aller relevanter Akteure eine umfassende Verbesserung von Prozessen in der Prüfungsverwaltung angestoßen werden kann.

Projektdesign

Neben der Analyse der Ist-Prozesse bilden Gespräche und Workshops im Zentralen Prüfungsamt und in den Fakultäten sowie die Analyse verschiedener Dokumente und Aufwandsdaten als auch ein Kundenforum mit Studierenden die Grundlage für die Ableitung von Optimierungspotenzialen.

Ergebnissse

Für den Auftraggeber wird ein schriftlicher Abschlussbericht erstellt.

Ihr Ansprechpartner

Ilka Schinkel