Menü
HIS-HE

Benchmarking: Infrastrukturelles Gebäudemanagement in nordrhein-westfälischen Universitäten

Ziel

Im Aufgabenbereich "Infrastrukturelles Gebäudemanagement" haben zehn nordrhein-westfälische Universitäten unter der Moderation von HIS ein (Verwaltungs-)Benchmarking durchgeführt.
Dabei wurde auf dem HIS-Instrumentarium für ein quantitatives Verwaltungs-benchmarking aufgesetzt, bei dem im Sinne einer Grobanalyse Abweichungen, Auffälligkeiten und Sondersachverhalte zwischen den Hochschulen ausgemacht werden, die dann in einem anschließenden Erfahrungsaustausch vertieft wurden.

Ziel war es, in vergleichender Weise die derzeitige Ressourcenausstattung und Leistungstiefe der einzelnen Hochschulen zu ermitteln und damit Ansatzpunkte für Verbesserungspotenziale im Sinne eines Effizienz- und Effektivitätsgewinns zur Unterstützung der jeweiligen hochschulinternen Organisations- und Qualitäts-entwicklung zu identifizieren. Dabei sollte das Lernen von guten Ideen und Lösungen der jeweils anderen Hochschulen im Vordergrund stehen. Es sollten Kontakte hergestellt und verfestigt werden, um auf der konkreten Arbeitsebene auf ein Netzwerk bei aktuellen Frage- und Problemstellungen zugreifen zu können.

Arbeitsschritte

  • Abstimmung von Instrumentarium und Verfahrensweise
  • Aufwandsermittlung (Erhebung sowie Auswertung und Plausibilisierung)
  • Qualitative Evaluation durch gegenseitige Besuche der Hochschul-VertreterInnen
  • Fachbezogene Vertiefungsworkshops

Schwerpunkte des Benchmarkings und Themen der Vertiefungsworkshops

  • Gebäudereinigung
  • Raumverwaltung
  • Hausmeister
  • Transport- und Bürodienste
  • Objektschutz
  • Servicelevels

Erkenntnisse

Da ein Benchmarking nur erfolgreich sein kann, wenn alle Daten inkl. der Kosten offen gelegt werden, ist ein hohes Maß an Vertrauen notwendig. Die Ergebnisse verbleiben daher im Kreis der teilnehmenden Hochschulen, d.h. im Benchmarking-Zirkel.

Übergreifende Erkenntnisse waren:

  • Jede Hochschule kann von anderen lernen
  • Spezifische Besonderheiten sind für ein gegenseitiges Lernen unwesentlich
  • Beurteilung der eigenen Kosten/Abläufe wurden möglich
  • Größte Verbesserungspotentiale hinsichtlich Kosten, Qualität oder Verfahren liegen bei Gebäudereinigung, Raumverwaltung, Hausmeister
  • Wertvoller Erfahrungsaustausch, "Anbahnung" von künftigem "kurzem Draht"
  • Verstetigung des Benchmarkings ist sinnvoll
  • Erfolgsfaktoren sind u.a.

    • Kostendaten nicht zu sehr in den Vordergrund stellen
    • Kontinuierliche Beteiligung der Hochschulen
    • Stetigkeit der VertreterInnen
    • Vertrauen schaffen

Veröffentlichungen

Ergebnisdokumentation (unveröffentlicht)

Ihr Ansprechpartner

Ralf Tegtmeyer