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Benchmarking: Hochschulverwaltung der Berliner Universitäten

Die drei Universitäten

haben HIS im März 2003 mit einem Verwaltungsbenchmarking beauftragt.

Ziele

Ziel ist, mittels Grobanalyse in einer vergleichenden Betrachtung der Berliner Universitäten Abweichungen und Auffälligkeiten hinsichtlich der Aufgabenstruktur und der Personalausstattung ausfindig zu machen. Auf der Basis vorangegangener HIS-Untersuchungen außerhalb Berlins und den Ergebnissen der Voruntersuchung sollen im Sinne einer Organisationsentwicklungsanalyse, auffällige Bereiche vertiefend weiter bearbeitet werden.

Für die Vorgehensweise des Benchmarkings sind folgende Elemente wichtig:

  • Ziele des Benchmarkings: Potenziale für einen wirtschaftlicheren Ressourceneinsatz bzw. für eine Kostensenkung in den Verwaltungsprozessen ermitteln.
  • Objekte des Benchmarkings: Verwaltungsbereiche

    • Haushalts-(Finanz-)Verwaltung
    • Forschungsverwaltung
    • Personalverwaltung
    • Studierendenverwaltung
    • Prüfungsverwaltung
    • Akademisches Auslandsamt
    • Bau- und Gebäudemanagement.

  • Methodik des Benchmarkings: Vergleich der drei Berliner Universitäten miteinander und - soweit vorhanden - mit Kennzahlen aus anderen deutschen Hochschulen.
  • Verfahren für das Benchmarking: Bildung von Indikatoren/Kennzahlen für einen Vergleich der Ergebnisqualität als Verhältnis sog. Basiszahlen (Output) zu Aufwand (Personalaufwand).

Arbeitsschritte

  • Anpassung des HIS-Instrumentariums "Input-Output-Analyse", bestehend aus Schätzung des personellen (produktorientierten) Jahresaufwands sowie ausgewählter Leistungszahlen an die örtlichen Gegebenheiten der drei Universitäten ) Jahresaufwands sowie ausgewählter Leistungs-zahlen je Verwaltungsbereich sowie der Erfassung von Kosten für Verbrauch, Fremdleistungen und Mieten im Bereich Bau- und Gebäudemanagement.
  • Erhebung der Informationen durch die Universitäten
  • Auffälligkeitenanalyse und Vergleich der Ergebnisse des Benchmarkings in gemeinsamen Arbeitsgruppen.
  • HIS-Vorschläge für vertiefende Untersuchungen.

Ergebnisse

  • Der Personalaufwand in der Hochschulverwaltung beruht im hohen Maße auf strategischen Grundsatzentscheidungen der Hochschulen sowie Entscheidungen der Politik, deren operative Abarbeitung - verbunden mit zusätzlichem Arbeitsaufwand - in der Verwaltung dann als notwendige Folge zu sehen ist. Beispiele: Einführung von hochschulinternen Zulassungsbeschränkungen, Befristung von Arbeitsverträgen, zusätzliche Bauunterhaltung durch die Übernahme neuer Gebäude bzw. modernisierter Arbeitsbereiche.
  • Der Anteil für den kostenmäßigen Aufwand von Verwaltungspersonal und externer Leistungserstellung (einschließlich Energie- und Medienverbräuche) beträgt nach HIS-Berechnungen für die Berliner Universitäten zusammen derzeit 20% des Gesamtvolumens an Haushalts- und Drittmitteln. Von diesen Kosten fallen über 80% im Bereich Bau- und Gebäudemanagement an.
  • Die Analyse der Produkte verdeutlichte, dass ausschließlich organisationsbezogene Vergleiche von Personalausstattungen nicht berücksichtigen, dass hochschulbezogen Fachabteilungen in der Verwaltung häufig sehr spezifische hochschulische Sonderaufgaben wahrnehmen müssen.
  • Der Vergleich anhand von Produkten lässt die Erkenntnis zu, dass sich in einigen Verwaltungsbereichen durch eine Verfahrensoptimierung keine bedeutsamen Einsparungen mehr erreichen lassen. Verwaltungsbereiche, in denen der DV-Einsatz einen hohen Stand erreicht hat, z. B. Personalverwaltung, Kassen- und Rechnungswesen, Standardprozesse in der Studierendenverwaltung, lassen bei einer DV-Optimierung nur noch über den verstärkten Einsatz von Selbstbedienungsfunktionen Rationalisierungspotenziale erkennen.
  • HIS hat für alle Verwaltungsbereiche Optimierungsvorschläge eingebracht, die die Hochschulen eigenständig oder im Erfahrungsaustausch realisieren können. Vertiefende Untersuchungen werden für die Bereiche Studierenden- und Prüfungsverwaltung sowie Bau- und Gebäudemanagement angeregt.

Veröffentlichungen

Projektbericht (Januar 2004 - unveröffentlicht)